2 méthodes qui nous permettent d’être efficaces : Pomodoro et les principes de Pareto

Vous êtes assis devant votre ordinateur dès l’aube, mais à la fin de la journée, vous n’avez rien fait de probant. Vous perdez trop de temps dans des tâches minimes ou bien vous être facilement distrait. Ce genre de situation nuit beaucoup à votre productivité et en même temps à votre portefeuille. Lorsque votre travail est payé en fonction des tâches réalisées, vous devez savoir gérer votre temps. Comment faire pour être efficace au quotidien ?

La méthode Pomodoro

C’est l’Italien Francesco Cirillo qui a développé dans les années 80 la technique Pomodoro. Ce nom signifie « tomate », en rapport avec la forme de la minuterie qu’il utilisait pour ses essais. Cette méthode consiste à diviser les tâches en intervalle de 25 minutes avec des pauses de 5 minutes.

Pour l’utiliser, chaque session commence par la décision d’entreprendre une action. Puis, le minuteur est enclenché pour 25 minutes et vous aurez à travailler sur une tâche précise. Une fois que la sonnerie retentit, vous avez droit à 5 minutes de pause avant de reprendre le travail. Après 4 « Pomodoro », vous pourrez prendre une pause de 15 à 30 minutes.

Les avantages de la méthode Pomodoro

Cette technique de Cirillo est extrêmement simple à comprendre et facile à suivre. Voilà une des raisons de son succès depuis quelques années. Mais surtout, il s’agit d’une méthode permettant de mieux gérer les priorités et en supprimant les distractions.

Pour atteindre la productivité, vous devez commencer par définir toutes les tâches à effectuer et à sélectionner celles qui sont importantes. Lorsque vous avez défini un ordre de propriété à ces dernières, vous n’aurez plus à perdre du temps. En lançant le minuteur, vous êtes pressé par le chrono et cela vous aidera à vous concentrer sur la tâche choisie. Cet outil donnera l’élan nécessaire pour éviter la procrastination durant le travail.

Pomodoro vous offre aussi une méthode de travail plus efficace en regroupant les tâches. Avant de commencer votre journée, vous devez définir les catégories d’activités à effectuer. Votre attention et votre énergie seront développées pour une séquence à la fois. La séquence, c’est un ensemble de tâches dans un même genre. Par exemple, la lecture et l’envoi de différents mails peuvent être mis dans le même panier afin de vous rendre efficace. Vous éviterez de perdre du temps à refaire des démarches chronophages entre diverses missions.

Le principe de Pareto

Alfred Pareto, sociologue et économiste italien, conçoit en 1896 cette « règle des 80/20 ». Pour lui, il s’avère qu’un minimum de tâche peut avoir un maximum de conséquence. La loi de Pareto repose sur le principe suivant : 80 % des effets proviennent de 20 % des causes.

La loi de Pareto est basée sur l’observation des inégalités de divers pays comme la Russie, l’Angleterre, la France ou encore l’Italie. Le sociologue remarque que 20 % de la population tient entre ses mains 80 % des richesses. Cette étude devient un outil d’analyse universel qui peut s’appliquer au sein d’une entreprise. En 1954, le qualiticien Joseph Juran utilise le terme « principe de Pareto » pour trier les problèmes en deux catégories : ceux qui sont vitaux et les plus secondaires.

Cette loi peut être utilisée dans de nombreux domaines, prouvant la relation entre les impacts et ses causes. Par exemple, 80 % du chiffre d’affaires vient de 20 % de clients.

Comment procéder à la méthode Pareto ?

Pour être efficace, vous devez donc réaliser les tâches essentielles qui vont provoquer le plus de résultats. Il s’agit de mieux organiser le temps de travail en mettant en avant les missions essentielles.

Prenez en compte les règles de contrôle qualité pour définir ces priorités. Puis, n’hésitez pas à dire non à votre entourage, même au chef, pour rester focus. Vous éviterez ainsi de vous éparpiller et vous gagnerez en qualité dans ce que vous faites. Pour les managers, il est essentiel de savoir déléguer certaines missions.

Le principe de Pareto peut aussi vous aider à sélectionner les tâches importantes pour le début de la journée. Vous reléguerez ensuite les accessoires pour la fin de la journée. En diminuant le volume de travail pour ne garder que les tâches prioritaires, vous allez réduire le temps de travail. Ces activités vont en revanche avoir un impact important sur votre entreprise. Vous aurez un maximum de résultats tout en vous gagnant du temps.

En utilisant régulièrement ces différentes techniques, vous obligerez votre esprit à se concentrer. Vous gagnerez en autodiscipline afin de gagner en performances en supprimant les éventuelles distractions.

Je vous conseille plusieurs livres

• Le principe 80/20
• La semaine de 4 heures

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